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Les 7 avantages des services de gestion d'impression

Les services de gestion d'impression sont des programmes proposés par les fournisseurs d'impression pour gérer vos périphériques d'impression, y compris les scanners, les fax et les copieurs. Ces services permettent aux entreprises d'améliorer leur efficacité, leur productivité et la sécurité des informations, en surveillant l'utilisation des imprimantes en parc, en remplaçant les consommables automatiquement et en répondant aux besoins d'impression de l'entreprise.

Les fonctionnalités des services de gestion d'impression varient selon les fournisseurs, mais elles peuvent offrir de nombreux avantages aux grandes entreprises. Vous trouverez plus d'informations sur les 7 principaux avantages des services de gestion d'impression ci-dessous :

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1. Gagnez du temps et améliorez votre efficacité

Le temps que vos employés consacrent à des tâches liées à l'imprimante peut être frustrant. En effet, Le processus d'impression, de numérisation, de copie ou de télécopie de documents sur un matériel désuet ou un logiciel mal configuré en sont de bons exemples. 

Vos employés peuvent également perdre du temps en raison des réparations des dysfonctionnements de l'imprimante et du remplacement des cartouches d'encre et des toners. Un service de gestion d'impression sait identifier ces problèmes et inclure des plans pour :

  • Réduire le temps consacré par les employés aux tâches liées à l'impression
  • Libérer du temps pour le personnel afin de se concentrer sur d'autres actions stratégiques
  • Supprimer les tâches de maintenance quotidiennes

Nous recherchions un moyen simple de gérer notre parc d'imprimantes. L'offre PrintSmart Managed Print Service de Brother nous a permis de nous concentrer sur notre travail, pendant que les imprimantes gèrent de façon autonome leurs tâches.

Markku Anttila, responsable informatique de la municipalité de Mäntsälä

2. Améliorez la sécurité de vos informations

La réduction de la quantité de papier et de consommables d'impression et la diminution de la consommation énergétique font partie intégrante de la responsabilité de l'entreprise. Avec le système de sécurité Brother associé à vos équipements dans le cadre de votre programme MPS, vous bénéficiez de :

  • Une option d'authentification par badge à l'imprimante permettant de libérer les documents confidentiels
  • Réduction du gaspillage et gestion optimisée des documents
  • De fonctionnalités d'effacement automatique du disque dur et de solutions réseau permettant de réduire le risque de hacking.

De plus, en choisissant un unique fournisseur d'impression vous réduisez le nombre de personnes extérieures à votre entreprise ayant accès à vos périphériques en réseau. Cette menace de sécurité ne peut être sous-estimée. Le saviez-vous ? tous les fournisseurs de services de gestion des impressions (MPS) ne proposent pas les mêmes solutions en matière de lutte contre les menaces de sécurité des informations. En effet, la sécurité des informations nécessite des audits, des améliorations et une vigilance en continu.

Grâce à la mise en œuvre d'un service de gestion d'impression Brother, il est désormais possible d'enregistrer et de récupérer rapidement et facilement les documents sensibles sur le cloud, permettant ainsi de gagner du temps et de l'espace et de réaliser des économies.

Steve Rock, Directeur général, K Lowther

3. Réduisez vos coûts et réalisez des économies

Une configuration non suivie de l'impression dans votre organisation peut entraîner une réduction de l'efficacité dans un certain nombre de domaines. Tout d'abord, vous faites face à des coûts de maintenance. La maintenance de chaque matériel séparément est plus coûteuse que la mise en place d'un système automatisé global basé sur le cloud.

Les offres MPS connectent très souvent tous les périphériques à un seul système de surveillance pour garantir :

  • Une mise à disposition immédiate des consommables de rechange et des réparations
  • Des économies d'échelle en vous permettant d'acheter tous les consommables à un prix réduit
  • Des coûts associés au stockage réduits

Un audit et une évaluation approfondis des besoins en impression peuvent également permettre une réduction des coûts liés au nombre d'imprimantes en parc. Disposer d'un trop grand nombre d'imprimantes au sein de l'entreprise génèrera des coûts d'entretien et de consommation d'électricité supplémentaires, et encombrera l'espace de travail inutilement. Un expert en impression calcule le coût réel avec une approche ad hoc et identifie ainsi les moyens de réaliser des économies.

Notre besoin : une solution robuste, fiable et économique et qui offre une assistance de la part du fournisseur comme du fabricant Brother avait la meilleure solution. Le processus d'installation a été transparent et Brother a dépassé nos attentes.

Steve Ford, responsable des TIC stratégiques, Helsby High School

4. Améliorez la productivité de votre entreprises

Les besoins en impression des différents services d'une entreprise peuvent varier. Après une évaluation initiale des besoins actuels et futurs d’une organisation, le fournisseur de services de gestion des impressions (MPS) saura recommander un programme sur mesure pour chaque service de l'organisation afin d'optimiser les processus et d’améliorer les flux de travail opérationnels. 

Cela peut inclure :

  • L'impression à partir de périphériques mobiles sur ou hors site
  • L'impression de documents aux formats spéciaux que vous utilisez régulièrement
  • L'acheminement automatique des documents vers des emplacements spécifiques
  • La création de raccourcis individuels personnalisés sur les écrans tactiles des imprimantes

Les meilleurs services de gestion d'impressions offrent une formation au personnel, ce qui permettra à vos collaborateurs de se mettre à jour et d'être plus efficaces avec le nouveau matériel et les nouveaux flux de travail.

Les utilisateurs n'ont plus besoin de rester devant l'imprimante et tourner les pages pour numériser des documents en recto-verso, grâce à la fonction numérisation en recto-verso automatique disponible sur nos imprimantes multifonctions. Il suffit de placer les pages dans le bac d'alimentation du chargeur de documents et l'imprimante fait le reste. Les multifonctions permettent également d'automatiser l'enregistrement du fichier numérisé directement dans le dossier où il doit être archivé. L'utilisateur n'a rien à faire, si ce n'est placer ses documents dans le chargeur de l'imprimante pour lancer la numérisation. Tout cela représente un gain de temps énorme pour nous.

Jens Christian Pedersen, dirigeant de Skovby Synshal

5. Réduisez vos dépenses et améliorez vos flux de trésorerie

Le coût d'achat d'un parc d'imprimantes entier peut être très importants, mais les services de gestion d'impression offrent généralement des options de paiement flexibles telles que :

  • Une facturation mensuelle ou trimestrielle
  • Un paiement entièrement personnalisé pour votre entreprise

Des abonnements d'impression avec le matériel d'impression et une facturation à la pagesont également disponibles : cette solution est idéale pour les entreprises qui préfèrent gérer les coûts de façon continue.

De plus, vous pouvez consulter les tableaux de bord d'utilisation de votre parc en temps réel, et vous bénéficiez d'outils de prévision, permettant ainsi de limiter les coûts inattendus.

L'offre Managed Print Service de Brother est parfaite pour notre université. Nous imprimons en grande quantité et cela nous a permis de gérer nos impressions plus efficacement. Brother a recommandé les imprimantes les plus adaptées à nos besoins et nous avons ainsi réduit nos coûts, nos délais d'administration et amélioré notre service d'assistance. De plus, nous payons simplement ce que nous imprimons sans pénalités, contrairement à notre contrat précédent, ce qui nous aide à gérer notre budget.

Matthew Cooke, technicien informatique au collège technologique d'Ercall Wood.

6. Réduisez votre empreinte environnementale

La réduction de la quantité de papier, de la consommation électrique et du nombre de consommables d'impression que vous utilisez fait partie intégrante de la responsabilité de l'entreprise. Avec un système de surveillance en place dans le cadre de votre programme MPS, vous devriez être en mesure de :

  • Identifier et optimiser les différentes utilisations de l'imprimante
  • Suivre et réduire votre impact environnemental

Vous pouvez également voir les résultats liés à la baisse de quantité de papier utilisé dans votre rapport RSE.

Brother dispose de son propre système de recyclage. Cela nous assure que nos cartouches usagées sont manipulées correctement, qu'elles ne se retrouvent pas au mauvais endroit et qu'elles sont réutilisées de façon optimisée.

Malin Johnson, coordonnatrice développement durable, groupe Resia Travel

7. Soyez plus efficace

Les entreprises les plus performantes cherchent à améliorer continuellement leurs processus pour rester leader.

Avec le bon fournisseur de services de gestion d'impressions à vos côtés, vous recevrez des conseils en continu et un soutien stratégique de la part d'experts dans le secteur d'activité de votre entreprise.

Votre fournisseur de service de gestion d'impression (MPS) doit vous proposer les services suivants :

  • Des rapports réguliers pour que vous puissiez avoir une vue d'ensemble sur l'utilisation de votre abonnement d'impression
  • Un abonnement modifiable et adaptable pour plus de flexibilité

En collaboration avec Brother, nous avons pu comprendre comment nos imprimantes sont utilisées, puis mettre en œuvre une solution beaucoup plus efficace. Alors que nous avions un parc hétérogène de plus de 700 imprimantes sans aucune transparence sur leur utilisation, nous disposons désormais d'un parc bien organisé de seulement 300 machines.

Neil Perry, directeur associé de la transformation numérique chez Dartford and Gravesham Trust

En savoir plus sur les services de gestion d'impressions professionnels :

Male and female using a Brother printer

PrintSmart Essential

Een eenvoudige print service voor kleine bedrijven die tot 3 Brother-printers gebruiken.

  • Geen contract
  • Printerconfiguratie op afstand
  • Automatische bestelling en levering van verbruiksartikelen
  • Gebruiksvriendelijk webportaal
  • Vaste maandelijkse vergoeding
  • Uitstekende klantenondersteuning en reparatieservice
  • Ophaling en recyclage van gebruikte supplies

Découvrez PrintSmart Essential
Female wearing a red top sat at a desk working on a computer around stationary with a Brother printer on the desk

PrintSmart Professional

Service de gestion d'impression simple et flexible, l'offre PrintSmart Professionnel convient aux petites et moyennes entreprises :

  • Un large choix d'imprimantes ou multifonctions
  • La commande et la livraison automatiques des consommables
  • Un portail simple d'utilisation
  • Plusieurs options de facturation
  • Des options d'assistance Brother
  • Le recyclage de vos consommables usagés
  • Une technologie basée sur le cloud pour la gestion de votre parc
  • Des solutions de gestion des documents et des impressions en option

Découvrez PrintSmart Professional
Busy office environment with two males and two females working whilst printing documents using a Brother printer

Managed Print Service

Service de gestion d'impression entièrement personnalisable pour les grandes organisations multisites.

  • Un large choix d'imprimantes ou multifonctions
  • La commande et la livraison automatiques des consommables
  • Un portail personnalisable
  • Un plan de facturation personnalisé
  • Des options d'assistance Brother avec un gestionnaire de compte dédié
  • Des options de recyclage flexibles
  • Une technologie basée sur le cloud ou sur site pour la gestion de votre parc
  • Des services additionnels de l'installation jusqu'à la prise en charge de la panne
  • Une large gamme de solutions de gestion des documents et des impressions
  • L'évaluation approfondie de vos besoins, l'installation, l'optimisation et la gestion de vos services en continu

Découvrez Managed Print Service

En savoir plus sur les services de gestion d'impression