Rationaliser les achats informatiques dans un monde de télétravail

Dans le cadre de la compréhension des changements, nous avons interrogé des employés de PME à travers l'Europe sur leurs expériences de télétravail avant et pendant la pandémie.

Notre enquête nous indique qu'avant la pandémie, 58% des répondants travaillaient au bureau à temps plein, dont 36,5% en mode hybride ou travaillant exclusivement à domicile. La pandémie a considérablement modifié ce point de vue, puisque 21% seulement travaillent au bureau et que le nombre de personnes travaillant à domicile à plein temps ou combinant travail au bureau et télétravail a doublé pour atteindre 73%.

Ce nouveau monde de travail hybride laisse les responsables des achats face à un casse-tête : qui est responsable de l'approvisionnement, de l'achat, de la gestion et de l'entretien de l'équipement dont les gens ont besoin pour faire leur travail de manière efficace et productive ?

Qui est responsable des achats informatiques ?

L'accord-cadre de l'UE sur le télétravail offre peu de clarté. Il stipule que les employeurs sont responsables de fournir, d'installer et de réaliser la maintenance des équipements, à moins que les employés n'utilisent leur propre équipement.

Dans toute l'Europe, notre enquête a révélé que plus de 80% des employés pensent que leur employeur devrait fournir une imprimante ou un scanner pour le télétravail. Mais moins de 25% des répondants ont fourni l'un ou l'autre.

En effet, trois quarts des employés qui travaillent à domicile nous ont dit qu'ils utilisaient une imprimante qu'ils avaient achetée avant ou pendant la pandémie, et près de 60% utilisaient leur propre scanner.

Les entreprises doivent donc se fier à une sélection aléatoire d'équipements achetés - souvent à la hâte-, pour assurer la continuité des activités - en dehors des orientations d'une politique d'achat.

Gestion de vos achats d'équipements

En soumettant des achats d'équipements comme dépenses de travail à domicile, il y a toujours le risque que certains aient dépensé le minimum requis pour faire le travail. Mais il y aura également un certain nombre d'employés, à la fois à la maison et au bureau, qui utiliseront des équipements acquis via les canaux d'approvisionnement informatique habituels.

Dans ce scénario, le fait que certains appareils sont plus adaptés que d'autres pour la tâche à accomplir pourrait entraîner une disparité de performances au niveau des équipements et des employés.

L'équipement des télétravailleurs en dehors de la politique d'achat soulève également la question de savoir qui supporte les coûts et assure le suivi des volumes d'impression et des commandes de consommables ? L'achat décentralisé d'imprimantes et de consommables en tant que frais de télétravail alourdit la charge administrative de l'entreprise, tout comme les coûts/risques liés aux dysfonctionnements ou à la maintenance des équipements.

Alors comment les entreprises rationalisent-elles ce processus d'approvisionnement ?

Prendre le contrôle de vos achats informatiques

Plus que jamais, les entreprises doivent évaluer soigneusement l'équipement utilisé par leur équipe et réfléchir à la manière dont elles prennent leurs décisions de politique d'achat pour tous les employés, quel que soit leur emplacement. Cela devient particulièrement difficile à gérer lorsque les employés utilisent un large éventail d'appareils personnels.

Afin d'éviter les écueils liés à l'utilisation par le personnel de son propre équipement, nous préconisons une stratégie de politique d'achat qui permette d'installer, de contrôler et de gérer tous les appareils à distance. Mais si l'idée de décentraliser vos processus de gestion de documents semble complexe et effrayante, ne vous inquiétez pas : il existe une solution.

Managed Print Services (service de gestion d'impression) facilite les achats et l'approvisionnement informatiques

Les avantages d'un programme Managed Print Services (MPS) permettent de rationaliser l'achat d'équipement sur plusieurs sites et de le rendre plus rentable.

Plutôt que d'essayer de gérer les budgets et les ressources sur plusieurs sites et une gamme variée d'équipements, MPS offre cohérence et transparence en contrôlant chaque imprimante de votre parc, quel que soit son emplacement, et en optimisant votre infrastructure d'impression pour obtenir la meilleure valeur.

De plus, MPS réduit les dépenses liées au télétravail, en répondant aux alertes automatisées sur les consommables, en envoyant les cartouches d'encre au fur et à mesure des besoins - que ce soit à votre bureau ou directement aux personnes à domicile.

Pour découvrir comment les services d'impression de Brother (MPS) peuvent vous aider à mieux gérer l'achat, la gestion, la maintenance et le coût de vos équipements, et à aider votre entreprise à prospérer dans un environnement de travail hybride, consultez nos solutions MPS.