Brother
scanner on a desk at a law firm
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Le défi

  • Fournir un système de numérisation robuste et rapide pour prendre en charge une approche de travail flexible pour les associés d'un cabinet d'avocats.

La solution

  • Une solution intégrée comprenant le scanner Brother ADS-2600We, qui offre des performances de 24 pages par minute et un chargeur automatique de documents de 50 feuilles.

Les résultats

  • Une réduction de 60 pour cent du temps nécessaire à la numérisation des documents.

The Brother scanner is truly indispensable to the BPE operation now. Since its introduction we have cut the time of our daily scanning by more than 60%, freeing up our administration manager to deal with other valuable tasks.

 

Tom Bailey, Transformation Manager

Une numérisation efficace des documents reçus par la poste, essentielle à la flexibilité du cabinet

Le cabinet d'avocats innovant BPE Law explore un nouveau modèle passionnant pour les cabinets d'avocats, permettant à ses avocats rémunérés d'honoraires une flexibilité totale quant au lieu et au moment où ils travaillent.

Cependant, pour y parvenir, l’entreprise a besoin d’un système efficace pour numériser tout le courrier qu’elle reçoit et le rendre accessible aux travailleurs à distance.

Un scanner rapide, facile à utiliser et bien connecté

L'entreprise, spécialisée dans le transfert de propriété – le processus de transfert de propriété d'une personne à une autre – reçoit généralement environ 100 documents importants par la poste chaque semaine.

Il s’agit notamment de lettres d’autres avocats et agents immobiliers, de certificats hypothécaires et d’une foule d’autres documents, dont certains comptent des dizaines de pages. Cela signifie qu'il y a entre 500 et 1 500 pages environ qui doivent être partagées chaque semaine avec les salariés.

BPE Law dispose d'un seul emplacement permanent dans un bureau à Manchester, où est reçu tout le courrier destiné aux salariés. Tous les messages pertinents sont ensuite numérisés et téléchargés sur une plateforme de gestion de cas basée sur le cloud.

Le scanner ADS-2600We était la solution parfaite pour cette tâche

Au départ, le collaborateur responsable de l'exploitation de la salle du courrier utilisait un scanner à plat, mais il est rapidement devenu évident qu'une solution plus efficace était nécessaire.

En passant au scanner ADS-2600We de Brother, l'entreprise a immédiatement réduit de moitié le temps nécessaire à la numérisation, passant d'environ deux heures par jour à seulement une heure.

La solution a été encore rationalisée suite à quelques conseils très utiles de l’équipe d’assistance de Brother, à savoir l’utilisation de la fonctionnalité de numérisation vers e-mail du scanner. Cela a fourni un moyen beaucoup plus rapide d’obtenir des numérisations de haute qualité du courrier dans le système de gestion des dossiers du BPE, auquel cas les documents pouvaient être facilement consultés par les bénéficiaires d’honoraires, où qu’ils se trouvent. Cela a réduit la durée d'analyse quotidienne à une moyenne de seulement 45 minutes, soit une amélioration de 62,5 % par rapport aux 120 minutes d'origine.

Qu'est-ce qui a été réalisé ?

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Productivité accrue

La réduction de 60 % du temps consacré a permis au personnel de s'occuper d'autres tâches importantes.

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Numérisation plus précise

Il y a désormais moins de risques d’erreur humaine lors du téléchargement de documents.

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Processus rationalisé

La capacité de numérisation vers e-mail permet une numérisation plus rapide et plus autonome.

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