Dartford and Gravesham | Réussite

Le défi

Réduire les coûts, augmenter l'efficacité et améliorer les performances des imprimantes pour Dartford and Gravesham NHS Trust, qui disposait d'un patchwork de 700 imprimantes vieillissantes et mal déployées.

La solution

Réalisation d'un audit complet des impressions, suivi de la mise en place d'un parc rationalisé de 300 imprimantes
Mise en œuvre d'un service d'impression géré où Brother assume toutes les responsabilités de gestion, de maintenance et de commande de consommables.

Les résultats

100 000 £ économisés dans l'ensemble de la fiducie au cours des trois dernières années
Les économies annuelles ont augmenté de 50 000 £ depuis 2018 grâce à l'introduction de cartouches de toner ultra haute capacité
Réduction durable des volumes globaux d’impression
Disponibilité de 99,9 % sur toutes les imprimantes, avec réponse à toutes les demandes de maintenance dans les quatre heures.

We’ve cut costs, freed up a lot of staff time, reduced the amount of waste paper we generate and improved the quality of printing across the board.

Neil Perry, Associate Director of Digital Transformation

Des économies importantes à long terme

Dartford and Gravesham NHS Trust gère trois hôpitaux et une unité de soins infirmiers dans le Kent. Avec environ 3 500 employés répartis sur quatre sites et une gamme complète de services aigus, notamment les urgences et la maternité, la fiducie s'appuie fortement sur des documents imprimés pour la tenue des dossiers et la communication.

La fiducie gérait son impression en interne, mais rencontrait d'importants problèmes de fiabilité et de qualité d'impression, utilisait un grand volume de consommables et connaissait des coûts de maintenance élevés.

En 2013, la fiducie a nommé Brother pour exploiter son premier service d'impression géré, et la relation n'a cessé de croître et d'évoluer depuis, opérant désormais sur ses trois sites.

En conséquence, la fiducie a économisé plus de 200 000 £ et les imprimantes ont atteint un temps de disponibilité de 99,9 % tout au long de la relation, libérant ainsi du temps vital pour le personnel, en particulier dans les services critiques, notamment les accidents et les urgences (A&E).

Le bon diagnostic

L’utilisation d’un parc d’imprimantes bien adapté aux exigences de chaque équipe d’une organisation est essentielle pour fournir une fonction d’impression efficace.

En étroite collaboration avec le trust, Brother a réalisé un audit complet des exigences d'impression de chaque service des trois bâtiments hospitaliers. Cela a révélé que le parc existant de 700 imprimantes était très mal adapté à ses besoins. De nombreuses unités n'étaient utilisées que par des individus isolés et étaient très peu utilisées, tandis que d'autres luttaient sous le poids de services très occupés.

Par exemple, les services A&E ont été identifiés comme les plus gros utilisateurs d’imprimantes, ce qui explique pourquoi ils ont également enregistré le plus grand nombre de pannes d’imprimantes – ce que le service informatique avait supposé à tort être dû à une mauvaise utilisation par le personnel.

Assurer l’alignement

Sur la base de l’audit, Brother a spécifié un parc d’imprimantes rationalisé qui correspondait étroitement aux besoins de chaque service. Un plus grand nombre d'unités ont été installées dans les départements où les volumes d'impression étaient les plus élevés, tandis que les utilisateurs ayant des besoins d'impression moindres ont été invités à partager les unités.

Le programme garantissait également que les imprimantes couleur n'étaient utilisées que là où il y avait une exigence technique, comme dans les services où les numérisations doivent être visualisées en couleur pour être comprises par les médecins, contribuant ainsi à réduire les coûts.

Une amélioration visible

L’un des principaux avantages de l’accord MPS est que le trust dispose désormais d’une visibilité complète sur la manière dont ses imprimantes sont utilisées et sur leurs performances.

Cela signifie que tous les problèmes où les imprimantes dépassent leur niveau d'utilisation recommandé, ou tous les cas où les imprimantes sont sous-utilisées, peuvent être résolus pour garantir une efficacité continue.