Cinq considérations lors de l'achat d'imprimantes pour les travailleurs à distance

L'émergence du travail à distance oblige les entreprises à repenser les solutions d'impression, d’autant plus que l'impression doit être facile pour les employés, quel que soit leur emplacement.

Alors que les entreprises envisagent de soutenir leurs personnel en ces temps difficiles, des appareils qui permettent le travail à distance et une intégration facile dans les réseaux domestiques des employés sont essentiels si votre personnel et votre entreprise veulent tirer parti de la solution.

Êtes-vous responsable de la sélection des équipements informatiques dans votre entreprise ?

1. Connectivité et simplicité

Le travailleur moyen n'est pas un expert en informatique. Ainsi, réduire la complexité technique de l'installation, du dépannage et de la maintenance de leur imprimante est une priorité absolue. Si votre personnel est moins concerné, vous évitez de gaspiller les appels de la ligne d’assistance et les temps d'arrêt inutiles - et ils peuvent se concentrer sur ce qu'ils font et continuer leur travail.

Nous savons que les gens ne sont pas constamment face à leur ordinateur portable lorsqu'ils travaillent à domicile. Pour maintenir l'efficacité, les applications pour smartphones et tablettes peuvent aider à rendre les tâches plus fluides.

Considérez les avantages d'un contrat de travail à domicile de service d'impression géré (MPS) à court terme pour aider vos employés à travailler efficacement à domicile. Cette solution fournit tout ce dont ils ont besoin pour rester productifs . En plus de l’imprimante, vous pouvez inclure l'installation à distance, la commande et la livraison automatiques du toner - et la capacité d'identifier et de résoudre les problèmes à distance facilite et sécurise la vie de tous.

2. Mieux utiliser l'espace

Même avant l’ère de la distance sociale, l'utilisation efficace des espaces de bureaux était souvent une considération clé pour les entreprises. Mais, comme les gens adaptent maintenant leurs chambres et leurs tables de cuisine en espaces de travail, il est plus important que jamais de choisir des équipements d'impression peu encombrant.

Si votre entreprise envisage d'investir dans des appareils pour vos télétravailleurs, gardez à l’esprit que les utilisateurs de bureau à domicile n'ont pas nécessairement besoin d'un appareil de haute spécification. Beaucoup sont également confrontés à des contraintes d'espace difficiles. Dans ces cas, les appareils compacts sont idéaux pour une utilisation optimale de l'espace limité disponible.

Alors que les entreprises surmontent de plus en plus de défis distants - tels que la connectivité, la collaboration et la sécurité – tous les utilisateurs s’attendront au même niveau d'amélioration dans tous les domaines. Cela signifie que votre personnel à domicile doit avoir accès à toutes les fonctionnalités de bureau. Équilibrer les contraintes d'espace de vos utilisateurs avec leurs attentes en matière de fonctionnalités peut prendre plus de temps à court terme, mais cela apportera le satisfaction des utilisateurs à long terme.

3. Préoccupations environnementales

Les entreprises et leur personnel sont de plus en plus conscients de l'environnement. Plus que jamais, les gens veulent acheter auprès d'entreprises dotées de processus durables¹ - et les employés recherchent des employeurs qui considèrent le développement durable comme important².

Nous savons que les entreprises n'évaluent généralement la durabilité des imprimantes que pendant la partie opérationnelle de leurs cycle de vie, car c'est là que des coûts importants sont engagés (consommables et énergie). Mais que devraient envisager les entreprises pour assurer la durabilité du travail à domicile?

N'oubliez pas que si les gains de durabilité réduisent les coûts, la clé pour faire une réelle différence est la durabilité à chaque étape du cycle de vie de votre équipement. Il s’agit des appareils utilisés dans les bureaux à domicile des employés ; les entreprises doivent s'assurer que l'équipement fourni sont proportionnés au travail effectué.

Posez la question: L'imprimante est-elle été d’origine durable? Mon fournisseur propose-t-il la collecte et le recyclage gratuits des cartouches de toner? Et va-t-il recycler l’appareil pour moi conformément à la directive européenne sur les déchets d'équipements électriques et électroniques ?

4. Sécurité

Chaque entreprise affirme que la sécurité des données est primordiale. Mais lorsque l'accent est mis sur la protection des serveurs, des ordinateurs et des bases de données, il est facile d'oublier que les imprimantes doivent être tout aussi sécurisées que les autres périphériques de votre réseau.

Il est peu probable que les réseaux domestiques des travailleurs soient sécurisés au niveau de l'entreprise. Vous devez donc faire attention à ne pas offrir une porte dérobée à votre réseau sécurisé.

Sans l'avantage d'un réseau sécurisé derrière un pare-feu au niveau de l'entreprise, les travailleurs distants demanderont de l'aide pour gérer la sécurité de leur imprimante. Le choix d'imprimantes dotées de fonctionnalités de sécurité de haut niveau telles que le cryptage de bout en bout vous supprime ces problèmes. Pour en savoir plus sur la protection de vos données, lisez notre blog sur la sécurité de l'impression.

Si vos télétravailleurs disposent déjà de leurs propres imprimantes, nous vous recommandons de vous renseigner sur leurs fonctionnalités de sécurité pour vous assurer qu'ils répondent à vos normes de sécurité, avant d'accepter de les utiliser. Enfin, assurez-vous de fermer la cercle de sécurité en permettant à vos employés à distance de déchiqueter et de disposer en toute sécurité de la documentation confidentielle.

5. Rentabilité

Alors que les entreprises continuent de relever les défis de la mobilisation des ressources et de la gestion des besoins des travailleurs à distance, toute économie supplémentaire en temps, en efficacité et en coût est une facteur essentiel de la rentabilité.

Investir dans un service d'impression géré facilite le suivi détaillé de l’utilisation de l’imprimante – vous identifiez les domaines dans lesquels vous pouvez optimiser votre impression et réaliser les gains de coût et d’efficacité significatifs. Avec un MPS qui limite non seulement l'utilisation pour gérer les dépenses ; votre contrat couvre également le support de maintenance qui évite les coûts imprévus lorsqu’un appareil cesse de fonctionner.

En plus d'un MPS, configurer les imprimantes pour qu'elles fonctionnent de manière plus économique est un moyen simple de réduire les coûts pour vous et vos employés. Par exemple, l'activation du mode veille dans les paramètres réduit la consommation d'énergie lorsqu’une imprimante n’est pas utilisée. Et vous pouvez réduire la quantité de toner et de papier utilisée en ajustant les paramètres de l'imprimante tels que la réduction de la qualité d'impression pour les brouillons, l'impression en niveaux de gris ou l'impression de plusieurs pages sur une seule feuille.

Découvrez les cinq principales fonctionnalités et avantages du service d'impression géré.

1 www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - December 2018
2 ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - October 2019